Publipostage / Mailing : Concept & Définition

Publipostage / Mailing : Concept & Définitions

Le Publipostage est une méthode pour mettre en forme une source de données, permettant d'insérer des champs liés dans un texte commun.

Il permet de faire un modèle général qui s’adaptera à votre source de données au moment de l’impression.

La source de données du publipostage correspond aux éléments que vous souhaitez mettre en forme.

La source de données se prépare dans une Grille, en y sélectionnant des lignes. Lorsque l'on clique sur "Publipostage", la source de données correspond à tous les éléments sélectionnés dans la grille.

ATTENTION: il se peut que certains éléments ne soient pas VISIBLES dans la grille, à cause de filtres, recherche etc...

Une Grille affiche une liste d'éléments d’un certain Type, p. ex. un contact, une visite lunettes ou encore une facture. Le type des éléments d'une grille est unique et invariable.

La Grille permet aussi de Filtrer des d’éléments afin de les sélectionner plus facilement.

Lors d'un publipostage, il est donc essentiel de savoir avec quel type on doit travailler, et donc, quelle grille afficher pour sélecitonner la source de données.

Les deux questions suivantes vont vous guider pour déterminer le Type à utiliser :

1. Quels champs liés désirez-vous afficher (p.ex. nom, adresse, corrections, date de la visite, solde de la facture, …) ?
2. Quels sont les critères de sélection dans la grille (p.ex. date de dernier contrôle, marque de monture, ophtalmologue, ...) ?

Il faut alors trouver où se trouvent ces informations (p.ex. nom, prénom se trouvent dans la fiche contact, marque de la monture et ophtalmologue dans la visite LU, solde de la facture dans la facture).

Cela permettra de retrouver la grille à utiliser. Il est important de savoir que certaines données peuvent être retrouvées via un "lien vers", ce qui donne une structure hyérarchisée des données :

Contact => pas de lien

Facture => lien vers le contact

Visite Lunettes => lien vers la Facture ET lien vers le contact

Visite Lentilles => lien vers la Facture ET lien vers le contact

Dès lors que le publipostage nécessite une information de la visite LU (en plus de donnles du client), il faut travailler sur la listes des visites LU et retrouver les données du client par "lien vers". Le sens inverse ne fonctionnera pas, car si le client a une liste de visites LU. Il n'est donc pas clair laquelle des ces visites il faudra mettre en forme.

Champs liés VS Texte Commun :

Le Texte Commun n’est pas lié à votre source de données. Ce texte sera le même sur toutes vos impressions du modèle.

Alors que les Champs Liés seront uniques et différents sur chaque impression puisque remplacé par les valeurs des éléments de la source de données.

Fusionner et publipostage :

Fusionner et publipostage permet de faire fusionner tous les éléments de votre source de données avec les champs liés de votre modèle. Cette méthode remplace les champs liés par les valeurs contenues dans votre source de données et donne un aperçu de votre modèle final.

Etapes du Publipostage :

1. Déterminer le type de la source de données en répondant aux deux questions « Quoi afficher ? » et « Quels sont mes critères de filtre ? »,
2. Filtrer et sélectionner dans la grille correspondante les éléments que vous souhaitez,
3. Cliquez sur le Bouton « Publipostage ». La sélection dans votre grille devient alors votre source de données du publipostage.
4. Insérer votre texte commun et vos champs liés et mettez en forme les champs liés.
5. Cliquez sur « Fusionner et publipostage » pour finaliser / imprimer le publipostage.

Pour plus d’explication sur la mise en forme d’un publipostage => https://eswys.com/support/knowledgebase.php?article=16

Pour un exemple complet => https://eswys.com/support/knowledgebase.php?article=15

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